こんにちは、donutです。
先日近所の遊歩道を歩いていたところ、梅の花が咲いていました。
寒い日々が続きますが桜の開花も待ち遠しいところです。
さて、今回は「バーチャルオフィスツール」について触れてみたいと思います。
バーチャルオフィスツールとは？
コロナ禍で人と直接会い、交流するといったことがまだまだ難しい中、
バーチャル空間を活用したツールやソフトウェアが企業の注目を集めています。
「バーチャルオフィスツール」は、文字通り「インターネット上に仮想のオフィスを作るツール」になります。
仮想のオフィス上で社員をアバターとして表示させ、同じ空間内で仕事をすることができます。
そのため、リモートワーク中でも社員間でのコミュニケーションが円滑に進めることも可能です。
リモートワークやオンラインでの交流が主流になりつつある昨今では、
国内外で様々なツールが開発され、より便利に、より安価で提供されています。
oVice(オヴィス)について
そんなバーチャルオフィスツールの中でも「oVice(オヴィス)」というツールをご存知でしょうか？
「oVice(オヴィス)」は「オンラインでのコミュニケーションを最大化すること」を
目指して開発されたバーチャルオフィスツールです。
アバターを使用して画面を自由に移動できることはもちろん、
同じ空間にいる人へ文字入力でのチャットや通話、ビデオ機能を用いてすぐに話しかけることができます。
また、画面共有機能も有していますので、WEB会議の際にも有効に活用することが可能です。
弊社でも2021年6月にoViceが導入され、リモートワークが続く本社を中心に社員の間で積極的に利用されています。
また、過去にはこちらのツールを活用してオンラインイベントも開催されました。
(普段よりもメンバーが多く集まり、チャット機能が賑わっていたことも相まって
とても面白かった記憶があります...笑)
こちらがoViceの画面です。画面撮影当時はdonutのみが入室していますが、ピーク時には多くのメンバーが集まり、画面が賑やかになります笑
バーチャルオフィスツールのメリット・デメリット
新潟拠点でも2022年1月21日から発令された「まん延防止重点措置」の影響により、
大半のメンバーがリモートワークとなった期間がありました。
※なお、まん防に関しては3月6日をもって解除されたため、
現在は各自感染対策を行いながら出社を再開しています。
リモートワーク期間中は前述したoViceや、slackのハドル(ボイスチャット)機能を用いて
メンバーと会話を行うこともありましたが、その中で私が感じたメリット/デメリットについて
少し書いてみたいと思います。
＜メリット＞
・コミュニケーションの円滑化
→仮想オフィスは相手の状況が把握しやすく、コミュニケーションが円滑に行えるツールだと感じました。
社員が常にログインしている状態のため、画面を見るだけで作業中なのか、
あるいは会議中なのかといった状況が一目で分かります。
そのため、オフィスにいる時と同じように相手に合ったタイミングで話しかけることも可能です。
また、オンライン会議を行うほどではない内容でも、チャットや通話で気軽に相談ができることも
メリットと言えるでしょう。
・業務効率化の向上
→仮想オフィスは生産性の点でもメリットがあり、
常時ログインを行うため、業務にも集中しやすくなります。
また、社員の勤務状況を把握しづらいという課題の解決も見込めます。
そして、メンバーにとってはリモートワークでも出社時と同じ緊張感を持って業務をすることができます。
※ツールによっては業務進行度を入力できるものもあるため、
用途に応じて利用する方法もあります。
＜デメリット＞
・操作が難しい場合がある
→仮想オフィスにあまり慣れていない。また、複雑な操作が生じた際に
「難しい」と感じてしまう人のために、各ツールの使い方を社内Wikiで取りまとめ、
必要に応じてメンバーをサポートできる体制を整えることが重要だと感じました。
・ネットワーク環境(回線強度)に左右される
→仮想オフィスには社内や自宅等の回線強度に左右される時もあるため、
フリーズ事象や強制的にツールから追い出される(落ちてしまう)といった事象が
発生する可能性もあります。
導入の際はテストを行った上で、社内のネットワーク環境に適したツールを選んだり、
回線強度の向上も視野に検討した方が良いと感じました。
なお、前述したoVice以外にも、様々なバーチャルツールがありますので、補足として少し紹介させていただきます。
テーブルに着いてワンクリックするだけで会話ができたり、
会話したい相手にトーク申請をすることで簡単に会話ができるところが強みです。
「今日は自宅、明日は職場、といったハイブリッド勤務の働き方の見える化」を
コンセプトにしているそうです。
「声によるコミュニケーション」をメインとするバーチャルオフィスツールです。
こちらのツールはカメラ機能が実装されていないこともあり、
プライバシーに配慮した設計となっています。
そのため、セキュリティに厳しいオフィスでも安心して利用できることが強みです。
メンバーが滞在するフロアやステータス、現在使用中のアプリ等、
「チームの活動状況の可視化」に特化したバーチャルオフィスツールになります。
また、様々な言語(日本語、英語、中国語)に対応し、作業タイマーと作業内容の入力ボックス機能により、
メンバーの作業時間と活動ログも確認できるため、生産管理への活用も可能です。
コロナ禍で話題を見せているバーチャルオフィスツールですが、
調べてみると多種多様な機能を有したツールが非常に多く、目移りしてしまいました。
今でこそオンラインが主流となっていますが、アフターコロナになった後も
「直接会えるし、バーチャルオフィスツールはもういいかな....」となるのではなく、
必要に応じてオンライン⇔オフラインを使い分けることで
業務の効率化やメンバーとのコミュニケーションのさらなる向上が見込めるのではないかと思いました。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
