お問い合わせ
3 分で読むことができます

withコロナ時代にもオンライン会議ツールは必須~3つのツールをご紹介~

執筆者 rice 更新日時 2023年5月23日

こんにちは、riceです。

 

皆さんはオンラインでの打ち合わせやミーティングの時、どんなツールを使っていますか?

使い慣れたツールの操作はわりと安心できますが、相手先から招待を受け、それが初めて使うものだったら…少し不安な気持ちになりませんか!?(ちなみに私は使い慣れたものなど一つもないのでいつでも不安いっぱいです。。)

今回は各種ある中から3つ、簡単な説明と私が実際に使ってみての感想などをゆるっとご紹介したいと思います。

 

まず先に…この記事の中に登場するツールは以下です。

 

Zoom

Zoom Video Communications, Inc.社が提供するツールで、Zoomアプリをインストールすることで利用可能。無料で利用できるが、その場合は40分の時間制限あり。(ホストが無料プランの場合)

上記にいきなり補足ですが…「ミーティングに参加するだけ」なら、インストールすることなくブラウザから参加するという選択肢もあるようです。ただ機能制限などがあるので、インストール・アカウントを作成したほうがより快適に、活用の幅も広がります。

Zoomサポートに詳細がありますのでご参考にどうぞ。→アカウントなしでZoom Meetingsに参加する

 

弊社は色々なツールを活用しているなか、メインで使用しているものがZoomです。

Zoomの大きなメリットの一つに挙げられていることは、「URLをクリックするだけでミーティングに参加することができる」こと。事前にID登録をしなくても、主催者から送られてくるURLをクリックするだけで参加できるので、PC操作が苦手…オンラインミーティングが初めて…という方でも迷うことが少ないように思います。

また、「通信が安定している」という声も多くあるようで、私も数十人規模のセミナーに参加したことがありますが、通信状況が悪いと感じたことは今までなかったです。

 

こちらの情報だけでは少し寂しいので、ミーティングをスケジュールする方法の一つをご紹介します。

1、アプリを立ち上げて「スケジュール」をクリック

スケジュール

2、必要事項を設定し、保存

3、会議メモやゲストを追加して保存

→これでOKです!

入社したての頃、テストでメンバーを何度も招待したことを思い出します。ただ私は招待する機会がほぼないので忘れてしまいそうになります。。

 

Google Meet

Googleアカウントを持っていれば、参加者 100 人まで、最長 60 分までの会議なら無料で利用可能

 なんと、Zoom同様に参加するだけならGoogleアカウントがなくても良いようです。→Google Meetヘルプ 

私は数か月前まで利用したことはなく、1on1で初体験しました。

招待メールを受け取り、「Google Meetに参加する」をクリックするだけでその環境に入ることができます。

シンプルな操作性だなと感じたので(と言いつつ背景の変え方が分からずメンバーに助けを求めましたが…)社内での打ち合わせにちょうど良さそう!という感想です。

そう、Google Meetのメリットはシンプルは操作性と専用のアプリをインストールする必要のない点ですね!

ここでもミーティングをスケジュールする方法をご紹介します。

1、Googleカレンダーの、「ゲスト ユーザーを検索」で招待したい人を表示させる

ゲスト

2、カレンダー内の日時を選択して保存

 

招待方法もシンプルで好みです!

 

Microsoft Teams

Microsoft365のプラットフォームにあるアプリの一つ。Microsoftのアカウントを持っていることで、11の会議なら最長30時間、グループ会議だと最長60分まで無料での利用が可能

はい、やはりこちらでも参加のみならアカウントなしでも入ることができるようです。→MicrosoftサポートTeamsのアカウントなしで会議に参加する

TeamsのメリットはやはりMicrosoft社が提供している、という点かと思います。他のアプリ(Excel、PowerPoint)との連携ができるのは大きいですね。

 

ミーティングへの参加方法は「アプリから参加」、「Web上で参加」とあるようです。→Microsoftサポート Teamsの会議に参加する

 

設定方法は主に以下となります。

  • チームのチャネルを指定する
  • カレンダーから会議を始める、予約する

 

Teamsでミーティングをしてみようとメンバーを巻き込んだはいいけれど、全くわからない。。と困っている所に別のメンバーから、「チームを作らないとじゃない?」と天の声!Teamsという名前の通り、まずはチームを作らないと始まらないのだと知りました!

 

最後に

働き方が多様になったうえに便利なツールもたくさんあります。普段使っているもの以外をあえて試してみることはあまりないかもしれませんが、色々なものに触れてみる、試してみることも大事かなと思いました。

そして、インサイトラボでは各企業に合ったツールのご紹介をさせていただいておりますので、お気軽にご連絡くださいませ!

rice

執筆者 rice

新潟県新潟市生まれ、蕎麦屋の娘として生まれ育ち、和菓子屋、不動産屋を経験し、INSIGHT LABの新潟ビジョンに共感し、2021年に入社。慣れないIT企業で四苦八苦。2児の母。

 

こちらの記事もおすすめです

2 分で読むことができます。

Twitterアカウントロック! ~解除までの道のり~

3 分で読むことができます。

ワールドカップを支えるテクノロジーとは?IMUとVAR技術について

2 分で読むことができます。

家計調査の話