おはこんばんちは！
前回の記事では妙高市のZoomを使った行政サービスの取り組みについて事例をご紹介いたしました。
ただ何かと便利だとわかっていてもオンライン会議システムを使った経験がなければ、オンラインコミュニケーションに抵抗感がある方もいらっしゃると思います。
初めてのツールだとコミュニケーションがスムーズにとれるか不安ですよね。
私はINSIGHT LABに転職するまではZoomはほとんど使ったことがありませんでした。
でも現在はリモートワークということもあり、ほとんど毎日のようにオンライン会議をしています。
時にはオンラインイベントの運営に携わるようにもなりました。
その経験の中で、オンライン上でスムーズにコミュニケーションをとるためのポイントがいくつか分かってきました。
そこで今回の記事では私が経験から学んだオンライン会議を行う上でのポイントについて共有いたします！
「初めてオンライン会議をするけど、事前に何か準備しておくことはある？」
「初めて使ってみたけど、スムーズに会話できなかった...」
このような不安や悩みがある方に今回の記事を参考にしていただければ嬉しいです！
オンライン会議では事前準備がすごく大切です。
Zoomでは顔を見合わせて話すことができるものの、やはり直接会って話す状態と全く同じというわけではありません。
準備をしていなかったことでコミュニケーションがスムーズできないところがあると、初めてオンライン会議システムを使う人にとっては「システムが使いづらい」という印象を持ってしまうことにもなりかねません。
それではどのような準備を事前にしておけばよいのか、私の経験から３点ご紹介します。
①音声はできるだけ専用のマイク or イヤホンマイクを使用する
当たり前のことですが、相手の言っていることが聞き取りづらいと会話がうまく進みません。
PCにも一応音声をひろうマイクが標準で備わっている場合が多いですが、あまり性能がよくないことが多く、音声がブツブツと途切れたりすることが多々あります。
経験上PCについている以外のマイクを使用したほうが音声トラブルが少ないです。
現在はオンライン会議が普及したこともあり、値段がピンキリで多くの商品が売られています。
身近な人におススメを聞いてみるのもいいかもしれないですね。
②会話の流れをあらかじめしっかり決めておく
オンライン上では慣れない環境で雰囲気が固くなってしまいがちです。
そのため会話がなかなか弾みにくく、あたふたしてしまって話したかったことを忘れる...なんて状況も起こってしまいます。
ざっくりでもいいのであらかじめ会話の流れと、その中で話す内容を決めておきましょう。
たとえばお客様に商品をご紹介する商談をする場合の一例としては、以下のような流れになります。
(1) 自己紹介 / アイスブレイク
(2) 会社紹介
(3) お客様の現状・課題をヒアリング
(4) 製品紹介
(5) 次のアクションについてご提案
(6) クロージング
アイスブレイクのときに、今日はこんな流れでお話を進めますと伝えるのもいいですね。
そのようなちょっとした前置きがあるだけで、相手の方も安心して会議に参加できると思います。
➂使用する資料を想定してすぐに見せられる状態にしておく
オンライン会議を行う場合、会話をするだけでなく、資料を見ながらその説明をしたりということがほとんどだと思います。
Zoomでは画面共有という機能を使って、自分のPCモニターを相手側に見せながら会話することが可能です。
その画面共有の機能を使うときに、資料を準備していなくて「どこにあったかな？」などとモタモタしてしまうと、微妙な沈黙が生まれてしまいます。
対面の場合は相手の手元が見えるので、資料を探すことがあっても相手にその状況が伝わります。
ただオンライン会議の場合、相手の手元が見えないので、資料を探していても相手にとっては何をしているのかわからないのです。
あらかじめ見せる予定のある資料はもちろんのこと、「こんな質問がくるかもしれない」ということを想定して、もしかしたら使うかも、という資料もすぐに見せられる状態にしておきましょう。
お客様とお話をするときにオンラインよりも対面で会うことを希望される、という話を聞くことがあります。
そもそもなぜ対面で話すことが好まれる傾向にあるのでしょうか？
それは対面で会話をすることは情報伝達の効果が大きいからです。
情報を伝達する手段としては他に電話、メールやチャットなどのテキスト、画像があります。
「メディア・リッチネス理論」という情報伝達手段を評価するフレームワークによると、これらの中でもっとも情報伝達の効果が大きい手段が「対面での会話」なのです。
私たちは人とコミュニケーションをとるときに、相手が話している言葉以外に、アイコンタクトやその場の雰囲気からいろいろな情報を得ているのですね。
ただ、対面とオンラインのコミュニケーションを比較する研究によると、回数を重ねていく毎に信頼度の差が縮まってくるとのことでした。
対面でもオンラインでも「信頼構築」の原理は同じ (外部サイトへ移動します)
つまり初めのうちは慣れないなと感じることもあっても、何回も使っているうちにその違和感を感じなくなってくるということです。
オンライン会議はうまく使うことができれば、移動にかかる時間や経費を大幅に削減できます。
ポイントを押えてシステムを上手に活用していきましょう。
これまで「Zoomを活用した行政サービス事例のご紹介」と題しまして、オンライン会議システムのメリットをお伝えしてきました。
ただ、どんなときでもオンライン会議システムを使うことが最適なわけではないです。
対面、テキスト、画像など、情報伝達をする手段それぞれにメリット、デメリットがあります。
例えば自分の不手際やミスを謝罪をしたいということであれば、出来る限り対面で行ったほうが相手の方に誠意が伝わると思います。
便利なツールがたくさんある時代だからこそ、それぞれの手段が特性を考え、状況に合わせて適したコミュニケーション方法を選べるようになっていきたいですね。