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社員も活用中!Notionについてご紹介~概要編~

作成者: donut|2024年9月27日

こんにちは、donutです。

あっという間に9月も終盤に差しかかり、朝晩はだいぶ涼しくなりましたね...
ただ、昼になるとまだまだ暑さが残る地域もあるため、思いがけない熱中症にも
気を付けたいところです。

今回は、弊社でも導入中の「Notion」についてご紹介したいと思います

Notionとは

Notionは、ドキュメントや表計算シート、タスクやプロジェクト管理、Webページや動画など
様々な情報を一元で管理することができるアプリであり、「オールインワンワークスペース」とも
呼ばれています。

2024年7月時点で全世界のユーザー数は1憶人を突破し、今後もさらなる発展が期待されています。

<参考>
素直にすごい!急成長のNotion、ユーザー数は4年で100万人から1億人に

INSIGHT LABでのNotion活用

INSIGHT LABでは、エンジニア専門の部署においてNotionを活用した技術ナレッジページを
管理し、社員が毎日多種多様なナレッジを投稿し、技術共有を行っています。

あわせて、弊社社員が執筆したNotionに関する様々な技術ナレッジも公開中です。
いずれも下記URLより閲覧できますので参考にしてみてください。

<参考>
【Notion】社内記事をNotionにお引っ越ししようとしたら苦労した話
【Notion】Notionデータベースで勉強の振り返り
【Notion】面倒な登録作業を簡単にするテクニック
【Notion】Notion上にクイックスタートコンテンツを作成して技術やツールを布教しよう
【Notion】継続的な運用を見据えたページ配置と構成の個人的ベストプラクティス
【Notion】SlackからNotionに直接タスク登録できるタスク管理データベースをつくる
【Snowflake×Notion】外部アクセス統合でSnowflakeからNotionAPIを実行し
 データベース情報を取得する

 

主なプラン

Notionは、個人/法人において無料・有料プランの中から選ぶことができます。

【個人向けプラン】
個人向けプランとしては、無料版と小規模グループ向けのプランが用意されています。

プラン名 主な機能やサービス
フリー

・Slack、GitHubなどとの情報連携が可能
・ワークスペースのメンバーと同時編集が可能
・メンバーのアクセスレベルの設定が可能
・様々なデバイス(PC/タブレット/スマホ)との同期が可能
・ファイルアップロードは最大5MBまで可能
・最大7日間のページ履歴の管理が可能(7日間を過ぎると履歴が消去されます)
・最大で10名のゲストを招待可能

プラス

フリープランの全ての機能に加え、以下の機能が利用可能となる

・メンバー招待の制限はなし
・ファイルアップロードの容量制限はなし
・最大30日間のページ更新履歴管理が可能
・ワークスペース内で管理者機能を活用した設定が可能
・ワークスペースの特定のページに社外の共同制作者を追加できる
・最大で100名までのゲストを招待可能

 

【法人向けプラン】
複数のチームが存在する企業や組織向けのプランが用意されています。

プラン名 主な機能やサービス
ビジネス

・最大で250人までゲスト招待が可能
・プライベート用のチームスペース作成や権限/セキュリティなどの 
 詳細設定が可能
・全てのコンテンツを一括でMarkdown、HTML、PDFへ出力可能
・最大90日間の更新履歴にアクセス可能 

エンタープライズ

ビジネスより大規模な企業/組織向けのプランとなり、使用人数や規模にあわせて料金が変動することも特徴です。

・最大で250名までゲスト招待できるが、カスタマイズも可能
・ワークスペースやチームスペース内で高度なセキュリティ設定が可能
・監査ログによるワークスペースの活動概要の確認が可能
・全てのページの更新履歴へのアクセスが可能(期限はなし)

 

<参考>
Notionの料金プラン(Notionより)

Notionでできること

Notionは多機能なワークスペースツールであり、以下のような用途に対応しています。

メモやドキュメントの作成
 →業務で使用する書類やドキュメントの作成がNotionでも作成可能です。
  ToDoリストをはじめ、画像は直接貼り付けができ、業務効率の向上も
  アップします。また、
テキストの装飾やリスト作成、表の挿入も可能です。

   (例)Qlikのドキュメント(リンク)を取りまとめたdonut個人ページになります。
   

②タスク・プロジェクトの管理
 →プロジェクトに合わせてカスタマイズが可能なタスクの作成/管理も可能です。
  各タスクで期限・優先度・担当者・ステータスなどの属性も追加でき、
  複雑なタスクでもカスタマイズ次第で管理しやすくなります。
  また、チーム内でページを共有した場合、リアルタイムで情報が更新されるため、
  スムーズな情報管理が可能です。

  (例)個人のタスクを取りまとめたページの作成例です
  

③ナレッジの共有
 →前述した通り、ISLでは技術ナレッジの共有先としてNotionを活用していますが、
  ユーザーが同時に同じページを編集し、リアルタイムで反映されるため、
  社員間で円滑な情報共有を可能としています。
  また、コメント機能も実装されているため、疑問点が生じた場合は執筆者への
  質問も可能です。

 

Notionを使う前に

様々なツールを有したNotionですが、初めて利用する場合、以下の点に注意が必要です。

■カスタマイズをする場合、基本的な機能から使ってみる
 →Notionには多様な機能がありますが、最初から全てを使いこなすのは難しいです。
   (私自身もこの事象に陥りかけました...)
  SNSやブログ等でNotionを使いこなすユーザーも多くいますが、高度な
  カスタマイズを試みたものの、思いがけず時間を要したり、思うように作成
  できない可能性もあります。
  そのため、最初は基本的な機能から習得し、Notionの概念を理解した上で
  高度なカスタマイズに
試してみるのも良いかもしれません。

  ※Notionではテンプレート集も公開しているため、必要に応じてダウンロード、
   する方法も良いでしょう。

  <参考>
   ◆Notionテンプレート(Notion公式より)

 

今回は、Notionについてご紹介しました。

こちらの記事では概要レベルでの紹介となりましたが、次回からはNotionを活用した
タスク管理方法などの掲載を予定していますので、引き続きお付き合いいただければ幸いです。

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。