皆様、ごきげんよう。sophyです。
肌寒くなってきたな、と悠長に考えていたら、もう年末です。あと数日（ではないが？）でカウントダウンの時期です。早い早い、怖い怖い。
さて、今回のブログでは、社内のデジタル化を進めている皆様に向けて、私が実際に使ってみた情報共有ツールを簡単にご紹介したいと思います！
情報共有ツールのメリット
働き方の多様化により、同じ会社に所属しているからと言って、必ずしも毎日顔を合わせて会話ができるわけではない昨今において、どこにいても素早く正確な情報のやり取りができる情報共有ツールを導入することは、業務効率の向上に有効な手段と言えます。
数年前までは、社内でのやり取りにメールや内線等を活用していた企業が大半だったように感じますが、今ではITツールを導入する企業も多くなってきました。
情報共有においてITツールを導入するメリットとしては、以下が考えられます。
- メンバー間のコミュニケーション促進
- ノウハウ共有による属人化の防止
- 業務の可視化による生産性の向上
情報共有ツールの種類
情報共有ツールと言ってもいくつか種類がありますので、代表的なものを列挙いたします。
- コミュニケーションツール（チャットツール）
どこにいても、メンバー間でリアルタイムな会話が行えます。外出先からの連絡やリモートワーク時のコミュニケーションに最適です。
- ナレッジマネジメントツール
社内ノウハウの共有等を円滑に行えるツール、マニュアル等の作成・共有により属人化を防ぐことにも有効です。 - ファイル共有ソフト（オンラインストレージ）
クラウドを活用することで、ファイル等を素早くメンバー間で共有することが可能です。インターネットが整備されている環境であれば、どこからでもアクセスすることができます。 - プロジェクト管理ツール
プロジェクトにおけるタスクやスケジュール、案件や顧客の情報を管理することができます。プロジェクトメンバー全体で情報を共有することで業務効率化が期待できます。
情報共有ツールの紹介
ここからは弊社で活用しているツールと個人的に試してみたツールをご紹介します。
- Slack
2017年11月17日より日本語版がローンチされ、弊社でも活用しているコミュニケーションツール。投稿の保存期限に制限があるものの、無料で使い始めることができるため、ツールを初めて使う方にも安心です。トーク機能だけでなく、ファイル共有やタスク管理機能等も備わっています。また、連携できるアプリも2600以上と豊富なため、働き方に応じてカスタマイズ可能です。 - Notion
ナレッジ共有からプロジェクト管理までできる多機能な情報共有ツール。弊社では主にノウハウ共有や議事録作成などに活用しています。メンバーのブログでも細かく紹介しておりますので、よろしければ参考にしてください。こちらも無料プランがありますので、まずは使ってみたい！という方におすすめできます。
参考ブログ：社員も活用中！Notionについてご紹介～概要編～ - NotePM
こちらもナレッジやノウハウ共有におすすめなツールです。ひな形が豊富にあるため、初めて使用する方でも簡単にドキュメントを作成することができます。また検索機能も優れており、アップロードしたファイル（word、Excel、PDF等）の中身からもキーワード検索等が可能です。無料トライアルもあります。 - OneDrive
Microsoftが提供しているオンラインストレージサービスで、個人的には名刺管理等に活用しています。モバイル版のアプリにはLens（カメラ）の機能が備わっているため、名刺等を撮影した後、保存先のファイルを選択することで、ドライブへの保存が簡単にできます。
ここに記載したもの以外にも、世の中には便利なITツールが数多く出回っています。その中から自社に適したものを見つけるのは結構骨が折れるかもしれません。
まずは、導入の目的をしっかり定め、会社の規模感やコスト面なども考慮しつつ、無料で試せるものからいくつかトライすることをおすすめします。
トライする中で、この機能は”使いやすい” or ”不要である”などの取捨選択をして、最適なものを選択していきましょう。
